Tugas Softskill Rangkum Bab 5-7

Basis data(database) adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system manajemen basis data(database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi dan menyaring informasi dari basis data. Paket akuntansi komersial juga menggunakan teknologi basis data untuk mengorganisasi data yang mendasari.

File transaksi (transaction file) digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian di dalam proses bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transasksi, pelaku yang berhubungan dengan transaksi (misalnya, pelanggan, pemasok, tenaga penjual) dan uraian barang/jasa yang berhubungan dengan kejadian (misalnya, harga dan kuantitas persediaan yang di jual).

File induk (master file) menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian (barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal dan buku besar).

Sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk. Daftar ini akan diperluas dengan menambahkan table induk kas dan buku besar.

-         

      Barang/Jasa, table induk digunakan untuk mendeskripsikan barang/jasa yang menyatakan “catalog”  barang/jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.

-          Agen, table induk dengan data agen mendeskripsikan agen-agen eksternal seperti pelanggan atau pemasok (misalnya, nama, alamat dan nomor telepon) atau agen-agen internal seperti karyawan(misalnya, nomor jaminan social, nama, alamat dan tingkat gaji).

-          Kas, File induk untuk kas mendeskripsikan dimana kas disimpan. Misalnya file induk dapat memiliki sebuah record untuk setiap rekening bank. Data pada table seperti itu akan menyimpan nomor rekening, nama bank, saldo sekarang dan data lain.

-         

     File induk buku besar. Kita akan memerlukan file induk buku besar jika system buku besar otomatis dan terintegrasi dengan aplikasi siklus pendapatan atas pemerolehan yang kembangkan atau dokumentasi.

Secara umum, table induk digunakan untuk menyimpan data yang relasi permanen tentang entitas. Manfaat table induk, salah satu alasan pembuatan table induk adalah untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

Kunci Utama (primary key) adalah atribut yang secara unik mengindentifikasi record di table. Ketika record ditambahkan ke table, setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.

Kunci Asing ( foreign key) adalah field di table yang merupakan kunci utama di beberapa table lainya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu table dengan table lainya, kunci asing yang menghubungkan record kejadian dengan record induk. Kunci asing biasanya dimasukkan dalam record kejadian menghubungkan kejadian dengan agen terkait atau record barang/jasa.

Hubungan  Antar tabel ditunjukkan dengan menggunakan garis. Didalam system basis data, Kardinalitas hubungan adalah penting dalam mendesain basis data. Kardinalitas hubungan menunjukan beberapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas(kejadian,sumber daya, atau pelaku) dihubungkan dengan jenis entitas lainya.

-       

            Hubungan satu dengan satu. Hubungan satu dengan satu antar entitas tidak seumum dengan hubungan satu dengan banyak, tetapi justru terjadi di SIA.

-       

           Hubungan satu dengan banyak. Hubungan satu dengan banyak sangat umum di dalam system akuntansi. Sebagai contoh, hubungan antara agen dengan kejadian biasanya adalah satu dengan banyak.(Suatu kejadian biasanya dihubungkan hanya dengan satu agen, tetapi satu agen dapat dimasukkan di banyak kejadian).

-     

           Hubungan banyak dengan banyak. Perhatikan entitas pesanan dan persediaan di basis data. Satu order bisa untuk banyak produk dan produk yang sama bisa pada banyak pesanan. Jadi, hubungan antara dua entitas ini adalah banyak dengan banyak.

Atribut (attributes). Unit data terkecil yang memiliki makna bagi pengguna. Kolom dalam basis data relasional yang ekuivalen dengan field di dalem file.

Kardinalitas (cardinality). Pernyataan hubungan antar field umum(atribut). Di dua table, hubungan tersebut bisa satu dengan satu, satu dengan banyak atau banyak dengan banyak.

 Integritas referensial. Aturan yang memelihara hubungan tertentu antar table ketika memasukkan atau menghapus record. Jika aturan tersebut dilaksanakan, pengguna dicegah dari menambahkan record pada table terkait ketika tidak ada record terkait di table utama dan pengguna dicegah dari menghapus record dari table utama ketika terdapat record terkait yang sesuai di table berikut.

Basis data relasional. Basis data dimana data disajikan sebagai seperangkat table dua dimensi dengan kolom menunjukan atribut dan baris menunjukkan record.

Sistem manajemen basis data adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data. Sebagai contoh, anda dapat melihat record tertentu di sebuah table atau atribut-atribut tertentu dari sebuah table. Anda juga dapat menggabungkan informasi dari banyak table.

Query adalah elemen penting basis data relasional. Anda harus memahami fitur query dengan baik agar dapat menggunakan peranti lunak DBMS secara efektif.

Bahasa Query, pengembangan dan pengguna SIA perlu mengomunikasikan kebutuhan informasi mereka ke DBMS. Bahasa alami seperti bahasa inggris sangat tidak tepat untuk tujuan ini. Bahasa query telah dikembangkan untuk memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan DBMS dalam bentuk yang terstruktur.

Structured query language (SQL) Merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional. Pengetahuan mengenai SQL akan memudahkan anda bekerja dengan berbagai macam peranti lunak DBMS

Query by example (QBE) Adalah suatu pendekatan yang lebih sederhana, meskipun kurang kuat, untuk berkomunikasi dengan basis data. Perancang menentukan output yang diinginkan dari satu table atau lebih dengan menggunakan sebuah grid. Nama dari setiap atribut (field) yang diinginkan dimasukkan ke dalam kolom yang berada di dalam grid. Criteria pemilihan dimasukan di dalam kolom atribut yang sesuai.

Laporan ringkasan kejadian (event summary report). Laporan yang meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya meliputi penjualan yang diringkas menurut bulan atau penjualan yang diringkas menurut pelanggan.

From. Perintah SQL yang digunakan untuk mengidentifikasi table yang menyediakan sumber informasi yang diinginkan. Sebagai contoh : FROM Tabel Pelanggan.

Footer kelompok (group footer). Bagian dari laporan yang mengikuti perincian kelompok. Footer kelompok sering digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan mengenai kelompok, seperti subtotal dan perhitungan.

Group header (header kelompok). Bagian dari laporan yang mendahului bagian perincian kelompok dan biasanya digunakan untuk menampilkan nama kelompok atau informasi lainya yang biasa untuk kelompok transaksi yang tampak di bagian perincian kelompok.

Laporan perincian berkelompok (grouped detail report). Laporan status perincian berkelompok atau laporan perincian kejadian berkelompok.

Laporan status perincian berkelompok (grouped detail status reports). Laporan yang menampilkan data ringkasan dan data saldo mengenai barang, jasa atau agen dan biasanya juga menampilkan beberapa data acuan mengenai barang,jasa.

Laporan perincian kejadian berkelompok. Laporan yang memiliki bagian perincian kelompok dan yang menampilkan daftar kejadian selama suatu periode, biasanya disusun menurut barang, jasa atau agen.

Kotak label (label boxex). Kotak segi empat di dalam tata letak desain menampilkan teks deskriptif dan tidak terpengaruh oleh data di dalam table.

Footer halaman (page footer). Informasi yang tampak di bawah setiap halaman laporan.

Header halaman (page header). Informasi yang tampak di atas setiap halaman laporan.

Daftar acuan (reference list). Daftar yang hanya melaporkan data acuan yang diambil dari table induk.

Laporan (report). Penyajian data yang terpola dan tersusun.

Perincian laporan (report details). Bagian laporan yang menyajikan informasi mengenai berbagai entitas 

(kejadian,agen,barang dan jasa).

Footer laporan (report footer). Bagian ini di akhir laporan yang sering digunakan untuk menampilkan seluruh angka-angka ringkasan, seperti total semuanya, untuk seluruh data di laporan.

Header laporan (report header). Bagian laporan yang digunakan untuk menempatkan informasi, seperti judul atau tanggal, di awal laporan.

SELECT. Perintah SQL yang digunakan untuk menentukan atribut apa saja yang harus diperoleh kembali dari suatu table. Sebagai contoh : SELECT Pelanggan#, Nama Pelanggan, dan Alamat.

Daftar kejadian sederhana (simple event list). Laporan yang menyediakan daftar kejadians ederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa pengelompokkan atau subtotal.

Daftar sederhana (simple list). Suatu daftar kejadian atau daftar acuan sederhana.

Laporan satu entitas (single entity report). Laporan yang hanya menyediakan perincian mengenai satu entias, seperti barang agen atau kejadian.

Laporan status. Laporan yang menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen.

Pemeriksaan Record meliputi pembandingan data yang telah dimasukkan dengan informasi di suatu table untuk memeriksa apakah data tersebut valid. Sama seperti fitur pencarian, pengendalian ini biasanya diterapkan ketika data yang akan dimasukkan adalah kunci asing. Apabila atribut asing dimasukkan, biasanya ketika mencatat suatu kejadian, system memeriksa table terkait untuk memastikan bahwa nilai atribut terkait adalah valid. Contoh, ketika ISBN dimasukkan, system memeriksa file persediaan. Pemeriksaan record meningkatkan akurasi karena system menolak nilai-nilai yang tidak valid.

Konfirmasi. Setelah atribut terkait divalidasi melalui fitur pencarian atau melalui pemeriksaan record, system dapat membantu pengguna mengonfirmasi akurasi entri data dengan menampilkan informasi tambahan.

Pemeriksaan format. Pemeriksaan format memastikan bahwa data adalah jenis, panjang dan format yang benar utnuk field tertentu. Pengendalian seperti ini menignkatkan akurasi data dengan memastikan bahwa hanya jenis data yang benar yang diinput pada formulir dan table.

Aturan Validasi menetapkan batasan atau kondisi mengenai apa yang dapat dimasukkan di dalam satu field atau lebih. Apabila peraturan dilanggar, computer akan memberikan pernyataan yang membantu pengguna memahami informasi apa yang diperbolehkan di field tersebut dan apa yang tidak boleh. Teks validasi adalah pesan yang diperoleh pengguna ketika entri data melanggar aturan validasi.

Default. Jenis pengendalian lainya adalah menyajikan default selama entri data. Sebagai contoh, tanggal sekarang dapat ditampilkan sebagai default untuk tanggal kejadian.

Kotak cek (check boxex). Kotak cek adalah antarmuka grafis atau kotak pada formulir yang menunjukkan apakah opsi tertentu telah dipilih. Pengguna dapat mengklik pada kotak tersebut mengubah-ubah pilihan menjadi on atau off.

Tombol perintah. Tombol perintah, terkadang mengacu pada tombol tekan, menyebabkan terjadinya suatu tindakan ketika dipilih oleh pengguna. Contoh umum adalah tombol yang dipilih untuk mencetak formulir yang saat ini sedang ditampilkan.

Nilai yang dihasilkan computer. Informasi dihitung dengan computer berdasarkan data yang telah dipunyai. Contohnya adalah perhitungan yang tampak pada formulir dan laporan dan penentuan nomor urut otomatis untuk mengidentifikasi record di suatu table.

CRUD. Kepanjangan dari Create, Read, Update dan Delete. Menunjukan jenis-jenis tindakan yang diterapkan pada data.

Formulir (Form). Dokumen terpola yang berisi field kosong yang dapat diisi pengguna dengan data. Ketika formulir ditampilkan di layar computer, data yang dimasukkan di field kosong disimpan ke satu table data atau lebih.

Elemen-elemen antarmuka formulir. Objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan.

Query gabungan. Query yang mencocokan record di dua table atau lebih. Kedua table tersebut harus digabungkan sedikitnya satu field umum. Apabila query gabungan dilakukan, hasilnya adalah penyajian data dari kedua table.

Fitur pencarian. Daftar drop-down tentang pilihan-pilihan yang sesuai untuk entri data di field kosong tertentu di sebuah formulir. Ketika pengguna memindahkan titik entri data ke field kosong, daftar tersebut akan tampak. Fitur ini biasanya digunakan ketika data yang akan dimasukkan adalah kunci asing.

Formulir utama. Formulir yang digunakan untuk menambah data ke dua table atau lebih yang memiliki 

hubungan satu dengan banyak. Formulir memiliki dua bagian-bagian utama dan subformulir. Bagian utama formulir digunakan untuk menambah data ke satu table, dan subformulir digunakan untuk menambah data ke banyak table.

Formulir entri multitabel. Formulir yang digunakan untuk emamsukkan atau memodifikasi record di dua table terkait atau lebih. Sering kali mencakup formulir utama dan subformulir.

Integritas referensial. Pengendalian yang diterapkan antara dua table di dalam hubungan satu dengan banyak. Apabila integritas referensial diterapkan, sebuah record tidak dapat ditambahkan ke banyak table kecuali jika terdapat record terkait di salah satu table dan record di salah satu table tidak dapat dihapus jika terdapat record terkait di banyak table.

Subformulir. Formulir yang terdapat di dalam formulir utama. Lihat main form(formulir utama).

Use case. Urutan langkah-langkah yang meliputi interaksi antara pelaku dengan system untuk tujuan tertentu. Pelaku dapat berupa orang, computer atau bahkan system lain. Merupakan bagian dari unified modelin language (UML).

Deskripsi use case. Deskripsi dari use case, biasanya disajikan sebagai urutan langkah-langkah bernomor.

Use case diagram. Daftar use case yang terjadi di suatu aplikasi dan yang menunjukan pelaku yang bertanggung jawab atas setiap use case. Tidak seperti deskripsi use case, diagram tidak menyajikan perincian tentang masing-masing use case.

Sumber : buku Sistem Informasi Akuntansi

Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones 

DFD laundry

Wawancara UKM Laundry

Konsumen        : Selamat sore, Bu! Apa kabar?

Ibu-ibu laundry     : Selamat sore. Alhamdulillah baik.

Konsumen        : Sebelumnya saya minta maaf, karna saya telah mengganggu. Bisakah saya mewawancarai Anda?

Ibu-ibu laundry     : Oh, tidak apa-apa. Tentu saja boleh.

Konsumen        : Kapan ibu memulai usaha ini?

Ibu-ibu laundry     : Kira-kira 1 tahun yang lalu.

Konsumen        : Mengapa ibu memilih menekuni usaha ini?

Ibu-ibu laundry     : Awalnya sih hanya coba-coba, karena saya punya beberapa mesin cuci yang tidak terpakai. makanya saya ingin buka bisnis ini.

Konsumen        : Wah! berarti ibu sangat kreatif dan pandai melihat peluang ya. Ini harga per kilogramnya berapa? Apakah semakin banyak semakin murah?

Ibu-ibu laundry     : Per kilonya 5000. Tapi di sini juga ada paket hemat, yaitu di atas 5kg, dikenakan biaya 4000/kg.

Konsumen         : apakah bisnis ini menguntungkan?

Ibu-ibu laundry : ya lumayan lah untuk menghidupi keluarga.

Konsumen        : apakah ibu memakai metode Sistem Akuntansi dalam pencatatan keuangan?

Ibu-ibu laundry : ya pastinya dong, karena tidak memakai itu, keuangan kami pasti berantakan.

Konsumen         : kira-kira berapakah keuntungan yang di dapat dalam satu bulan?

Ibu-ibu laundry  : oh maaf pertanyaan yang itu saya tidak bisa menjawab, karena merupakan privasi.

Konsumen         :oh, ya tidak apa-apa. Kalau begitu sampai disini saja ya bu.

Ibu-ibu laundry    : baiklah, jangan lupa mampir kesini lagi ya.

Konsumen          : pastinya bu, terima kasih ya sudah mau menjawab pertanyaan kami.

Sistem Informasi Akuntasi (Softskill)

Proses Bisnis adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi = mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian(events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

Terdapat tiga siklus transaksi utama :

-          Siklus pemerolehan/pembelian adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

-          Siklus konversi adalah proses mengubah sumber daya yang di peroleh menjadi barang-barang dan jasa.

-          Siklus pendapatan adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih utangnya.

Sistem informasi manajemen adalah suatu system yang menangkap data tentang suatu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. Sim dapat dipandang sebagai suatu kumpulan subsistem yang menyediakan informasi untuk fungsi-fungsi seperti produksi, pemasaran, sumber daya manusia, serta akuntansi dan keuangan. Sim menangkap data tentang proses bisnis organisasi, datanya dikumpulkan, diikhtisarkan dan di organisasikan untuk menghasilkan informasi yang membantu organisasi dalam memonitor dan mengendalikan proses-proses bisnisnya.

Sistem informasi akuntansi adalah suatu subsistem dari sim yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran gaji dan jam kerja.

Enterprise resource planning atau ERP adalah suatu system manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan. Pengendalian internal(internal control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur dan system informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Sebagai contoh, satu system informasi dapat menggunakan kata sandi untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Selain itu, format data entri dapat dirancang untuk secara otomatis memeriksa error dan mencegah jenis tertentu dari data entri yang akan melanggar aturan-aturan yang sudah di buat.

Off-the-shelf software adalah peranti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untuk dijual kepada masyarakat umum.

Direktur keuangan dan kontroler adalah anggota-anggota penting dari tim perencaan strategis dalam suatu organisasi. Oleh karena itu para akuntan memahami isi dari laporan-laporan yang di hasilkan oleh SIA. Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk system informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik.

Auditor internal mengevaluasi berbagai unit di dalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif.

Auditor eksternal. Perusahaan membayar kantor akuntan public untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka.

Peran Evaluatif lainya. Para akuntan memperluas peran mereka sebagai eva-luator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance. Sebagai contoh, sebuah kantor akuntan mungkin memberikan keyakinan kepada pemberi pinjaman bahwa perusahaan tidak melanggar bagian mana pun dari perjanjian pinjaman yang biasanya kompleks.

 Proses Bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. 

Siklus transaksi(transaction cycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.

Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :

1.       Merespons permintaan informasi dari pelanggan. Permintaan informasi pelanggan bisa ditangani oleh seorang tenaga penjualan. Di beberapa industry misalnya computer dan perangkat lunak

2.      Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang. Contoh dari perjanjian mencakup di dalamnya pesanan pelangga untuk produk atau jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan untuk penyerahan barang atau jasa di masa depan

3.      Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan. Fungsi ini sangat penting dalam proses pendapatan. Untuk jasa, karyawan kuncinya adalah para penyedia jasa.

4.      Menagih pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan mengakui kalimnya terhadap pelanggan dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan.

5.      Melakukan penagihan uang. Pada suatu waktu dalam siklus pendapatan uang tunai ditagih dari pelanggan.

6.      Menyetorkan uang kas ke bank. Pihak-pihak yang terlibat disini adalah kasir dan bank.

7.      Menyusun laporan. Beraneka jenis laporan mungkin di buat untuk siklus pendapatan. Contohnya mencakup daftar pesanan, daftar pengiriman dan daftar penerimaan kas.

Entity (entitas) : Suatu entitas adalah subjek tertentu tentang informasi apa yang disimpan misalnya, pelanggan, karyawan dan pesanan penjualan.

Field adalah satu unit data mengenai satu entitas misalnya nama karyawan dan nama pelanggan

Record adalah Seperangkat field yang saling berkaitan dari satu entitas. Sebagai contoh catatan dari arsip 

seorang karyawan dapat berisi field-field seperti Nama_Keluarga, Nama_Depan dan Tarif_Gaji.

File adalah Seperangkat record yang saling berkaitan. Sebagai contoh sebuah arsip karyawan berisi record utnuk setiap karyawan dalam organisasi.

Transaction file adalah File transaksi menyimpan informasi tentang kejadian. Sebagai contoh sebuah file transaksi berisi informasi seperti tanggal pesanan, pelanggan yang menempatkan pesanan dan nilai uang penjualan.

Master file adalah file induk berisi informasi mengenai entitas dari kejadian. File induk berisi dua jenis 

informasi. – data acuan dan – data ringkasan.

Reference data adalah beberapa field dalam master file berisi data acuan yang menguraikan entitas .

Reference field adlaah field yang berisi data acuan diidentifikasikan sebagai field acuan

Summary data adalah data ringkasan meringkas transaksi-transaksi masa lalu

Summary Field adalah field yang berisi data ringkasan diidentifikasikan sebagai field ringkasan.

Dua jenis penting dari file adalah File induk dan File transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasianya. Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.

File induk mempunyai cirri-ciri berikut:

-          File induk menyimpan data yang relative permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal atau barang dan jasa.

-          File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual

-          Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

File transaksi mempunyai ciri-ciri berikut:

-          File transaksi menyimpan data tentang kejadian

-          File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

-          File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga. Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian tersebut.

Siklus konversi adalah proses tentang pengubahan sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa. Meliputi kejadian seperti perakitan, penanaman, penggalian dan pembersihan.

Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang ada di luar perusahaan.

Agen internal adalah orang atau departemen dalam satu unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian dalam suatu proses bisnis. Contoh pelayanan toko, karyawan pengiriman dan petugas pencatat pesanan.

Pencatatan adalah penyiapan dokumen sumber atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi

Data acuan adalah data dalam suatu record yang ada dalam file induk yang menguraikan suatu entitas. Contoh nama pelanggan dalam file pelanggan dan uraian produk dalam file persediaan.

Field acuan adalah field yang berisi data acuan.

Siklus pendapatan adalah proses transaksi yang digunakan untuk menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan. Kejadian siklus pendapatan untuk barang mencakup menerima pesanan, memilih dan memeriksa barang untuk dikirimkan, menyiapkan barang untuk pengiriman, pengiriman barang dan menerima kas. Kejadian siklus untuk jasa pada dasarnya sama kecuali memilih, memeriksa dan menyiapkan tidak diperlukan dan jasa disediakan, bukan dikirimkan.

Buku besar pembantu adalah file berupa kertas atau hasil cetakan computer yang menyediakan dukungan terperinci mengenai suatu saldo dalam buku besar. Contoh buku besar pembantu piutang usaha menyediakan informasi tentang masing-masing pelanggan, dengan daftar faktur-faktur yang belum di bayar untuk masing-masing pelanggan. Jumlah total saldo di dalam buku besar pembantu piutang usaha harus sama dengan yang ada di dalam akun piutang usaha. Jenis-jenis lain dari buku besar pembantu meliputi utang dagang, persediaan, daftar gaji dan aset tetap.

Data ringkasan adalah data dalam suatu record yang ada dalam file induk yang meringkas transaksi-transaksi masa lalu contoh jumlah di tangan dalam record persediaan dan saldo terutang dalam record pelanggan. Field-field data ringkasan diperbarui atas dasar informasi dalam file transaksi.

Field ringkasan adalah field yang berisi data ringkasan.

Siklus transaksi adalah suatu proses yang menggolongkan kejadian terkait secara bersama-sama yang pada umumnya terjadi pada suatu urutan tertentu.

File transaksi adalah suatu file yang menyimpan informasi tentang kejadian. Contoh file pesanan penjualan mempunyai record untuk masing-masing pesanan pelanggan.

Pembaruan adalah menambahkan atau mengurangi jumlah dalam suatu field data ringkasan dalam file induk berdasarkan pengaruh dari suatu kejadian. Contoh field saldo terutang dalam suatu record pelanggan ditambahkan ketika terjadi penjualan kredit.

UML atau unified modeling language adalah Satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA. UML bersifat fleksibel dan memungkinkan diagram aktivitas untuk dibuat pada tingkat detail yang berbeda.

Memisahkan aktivitas atau kejadian menurut orang atau department yang bertanggung jawab atas kejadian atau aktivitas tertentu.

-          Agen-agen diluar organisasi itu misalnya pelanggan, juga diwakili oleh swimlane.

-          Terakhir, system computer digunakan untuk mencatat dan memproses data SIA diwakili oleh swimlane.

-          Lingkaran penuh menunjukan awal dari proses.

-          Enam kejadian ditunjukan oleh segi empat panjang.

Cabang (branch) sebuah titik dalam diagram aktivitas dimana pemrosesan terpecah menjadi dua jalur atau lebih. Jalur yang di ambil bergantung pada suatu kondisi tertentu. Sebagai contoh, jika barang-barang siap dikirimkan, barang tersebut dapat dikirimkan baik dengan jasa kantor pos ataupun kurir tergantung dari keinginan pelanggan.

Diagram terpirinci adalah suatu diagram aktivitas UML yang menyediakan penyajian terperinci dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang disajikan dalam overview diagram.

Catatan adalah symbol dalam diagram yang digunakan untuk merujuk ke informasi yang lebih terperinci yang tersedia dalam diagram atau dokumen lain.

Diagram singkat adalah suatu diagram aktivitas UML yang menyajikan gambaran tingkat tinggi dari proses 

bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian dan aliran informasi antar kejadian.

Swimlane adalah kolom dalam satu diagram aktivitas yang digunakan untuk memisahkan kejadian atau aktivitas menurut orang atau departemen yang bertanggung jawab atas kejadian atau aktivitas tertentu.

Trigger adalah satu kejadian yang menyebabkan aktivitas atau kejadian selanjutnya. Percakapan telepon dari seorang pelanggan dapat memicu kejadian “Menerima Pesanan”. Penyelesaian operasi pengambilan dapat memicu kejadian pengiriman.

Unified modeling language adalah Suatu bahasa pemodelan untuk menyebutkan, memvisualisasikan, membuat dan mendokumentasikan system informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis berorientasi objek dan desain tetapi dapat juga digunakan untuk memahami dan dokumentasikan berbagai system informasi.

Diagram aktivitas adalah Suatu diagram yang menunjukan urutan aktivitas dalam suatu proses.

Tabel arus kerja adalah Tabel dengan dua kolom yang mengindentifikasi para pelaku dan tindakan yang dilakukannya dalam suatu proses.

 Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang berasalan terkait dengan pencapaian sasaran. Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntansi yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang dan evaluator system akuntansi.

-          Tanggung jawab manajer atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisit di undang-undang Sarbanes-oxley tahun 2002 dan standar no.2 public company accounting oversight board.

-          Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat. Contoh, kebijakan manajemen mungkin mengharuskan bahwa detail faktur harus diverifikasi terhadap slip pengepakan dan pesanan pembelian. Pengendalian seperti itu dikatakan efektif hanya jika orang yang bertanggung jawab atas pencatatan faktur memahami dan melakukan verifikasi ini.

-          Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan. Akuntan harus menilai risiko atas tidak tercapainya sasaran perusahaan dan sasaran pengendalian internal serta memilih atau merencanakan pengendalian internal yang dapat mengurangi resiko.

-          

     Dalam peranya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami system pengendalian internal. Auditor internal memainkan peran penting dalam mengembangkan laporan manajemen yang menilai pengendalian internal.

Sasaran pengendalian Internal  :

Pemangku kepentingan yang berbeda (pemegang saham, manajer, pelanggan dan karyawan) mungkin memiliki tujuan yang berbeda-beda. Pemegang saham utamanya mungkin berhubungan dengan tujuan yang berkaitan dengan nilai saham. Manajer pemasaran mungkin paling tertarik dengan sasaran yang berkaitan dengan pangsa pasar, penjualan dan kepuasan pelanggan.

Lingkungan pengendalian mengacu pada factor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan memengaruhi kesadaran karyawanya terhadap pengendalian. Faktor-faktor ini meliputi integritas, nilai-nilai etika, serta filosofi dan gaya operasi manajemen. juga meliputi cara manajemen memberikan wewenang dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan karyawanya, serta perhatian dan arahan yang diberikan oleh dewan direksi.

Penentuan risiko adalah identifikasi dan analisis risiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal.

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko. Aktivitas pengendalian meliputi hal-hal berikut :

-       

   Penelaahan kinerja merupakan aktivitas-aktivitas yang mencakup analisis kinerja, misalnya, melalui perbandingan hasil actual dengan anggaran, proyeksi standard an data periode lalu.

-          Pemisahan tugas mencakup pembebanan tanggung jawab untuk otorisasi transaksi, pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi dan pemeliharaan aset kepada karyawan yang berbeda-beda.

-          Pengendalian aplikasi diterapkan pada amsing-masing aplikasi SIA misalnya entri pesanan dan utang usaha.

-          Pengendalian umum adalah pengendalian umum yang berkaitan dengan banyak aplikasi. Contoh, pengendalian yang membatasi akses ke computer, peranti lunak dan data perusahaan. Pengendalian umum juga mencakup pengendalian atas proses pengembangan dan pemeliharaan peranti lunak aplikasi.

Informasi dan komunikasi. System informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur (otomasi dan manual) dan record yang dibuat untuk memulai, mencatat, memproses dan melaporkan kejadian pada proses entitas. Komunikasi meliputi penyediaan pemahaman mengenai peran dan tanggung jawab individu.

Pengawasan. Manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan.

Sasaran Pelaksanaan. Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas. Sebagai contoh, risiko umum terkait dengan penyerahan barang/jasa meliputi menyerahkan barang/jasa yang salah, menyerahkan jumlah yang salah atau menyerahkan ke pelanggan yang salah.

Sasaran Sistem informasi. Sasaran system informasi memfokuskan pada pencatatan, pembaruan dan pelaporan informasi akuntansi. Data kejadian harus di catat dengan tepat pada dokumen sumber dan dalam file transaksi. Data file induk tentang pelanggan, pemasok, karyawan dan barang/jasa harus diperbarui jika diperlukan.

Sasaran Perlindungan aset. Focus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan system informasi. Sasaran ini sesuai untuk teks ini karena relevan dengan fungsi system informasi akuntansi dan konsisten dengan focus kita pada kejadian dan proses. Akan tetapi, kita juga akan menempatkan sasaran pengamanan aset karena pencurian atau kehilangan aset merupakan risiko yang diharapkan akuntan untuk dikendalikan dank arena informasi akuntansi berperan penting dalam mengamankan aset.

Sasaran Kinerja. Sasaran kinerja memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang atau jasa. Sebagai contoh, pesanan, pengiriman dan penagihan mungkin dilakukan dengan tepat, tetapi target penjualan mungkin tidak tercapai. Untuk menghadapinya, tujuan penjualan bisa dibuat untuk tenaga penjualan dan kinerja actual mereka diukur terhadap tujuan tersebut.

Risiko pelaksanaan adalah Risiko bahwa transaksi tidak akan dilakukan dengan tepat.

Risiko system informasi adalah risiko pencatatan, pembaruan atau pelaporan data yang tidak tepat dalam system informasi.

Penilaian risiko. Identifikasi dan analisis risiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal.

Risiko pembaruan adalah risiko bahwa field ringkasan dalam record induk tidak diperbarui dengan  baik.

Pengendalian arus kerja adalah pengendalian yang membantu mengatur suatu proses berpindah dari satu kejadian ke kejadian berikutnya. Contohnya meliputi pemisahan tugas, urutan kejadian yang diharuskan, dokumen bernomor urut, rekonsiliasi catatan dengan aset dan sebagainya.

Sumber : buku Sistem Informasi Akuntansi
Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones