Basis data(database) adalah
pengumpulan data terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh system
manajemen basis data(database management system), yang merupakan seperangkat
program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi dan menyaring
informasi dari basis data. Paket akuntansi komersial juga menggunakan teknologi
basis data untuk mengorganisasi data yang mendasari.
File transaksi (transaction file)
digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian di dalam proses
bisnis organisasi. Atribut-atribut record transaksi meliputi data transasksi,
pelaku yang berhubungan dengan transaksi (misalnya, pelanggan, pemasok, tenaga
penjual) dan uraian barang/jasa yang berhubungan dengan kejadian (misalnya,
harga dan kuantitas persediaan yang di jual).
File induk (master file) menyimpan
data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan
kejadian (barang/jasa perusahaan, agen internal, agen eksternal dan buku
besar).
Sistem informasi yang mendukung
suatu proses memerlukan table transaksi maupun table induk. Daftar ini akan
diperluas dengan menambahkan table induk kas dan buku besar.
-
Barang/Jasa, table induk digunakan untuk
mendeskripsikan barang/jasa yang menyatakan “catalog” barang/jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.
-
Agen, table induk dengan data agen
mendeskripsikan agen-agen eksternal seperti pelanggan atau pemasok (misalnya,
nama, alamat dan nomor telepon) atau agen-agen internal seperti
karyawan(misalnya, nomor jaminan social, nama, alamat dan tingkat gaji).
-
Kas, File induk untuk kas mendeskripsikan dimana
kas disimpan. Misalnya file induk dapat memiliki sebuah record untuk setiap
rekening bank. Data pada table seperti itu akan menyimpan nomor rekening, nama
bank, saldo sekarang dan data lain.
-
File induk buku besar. Kita akan memerlukan file
induk buku besar jika system buku besar otomatis dan terintegrasi dengan
aplikasi siklus pendapatan atas pemerolehan yang kembangkan atau dokumentasi.
Secara umum,
table induk digunakan untuk menyimpan data yang relasi permanen tentang
entitas. Manfaat table induk, salah satu alasan pembuatan table induk adalah
untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.
Kunci Utama (primary key) adalah
atribut yang secara unik mengindentifikasi record di table. Ketika record
ditambahkan ke table, setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang
hanya mengidentifikasi record tersebut.
Kunci Asing ( foreign key) adalah
field di table yang merupakan kunci utama di beberapa table lainya. Kunci asing
digunakan untuk menghubungkan satu table dengan table lainya, kunci asing yang
menghubungkan record kejadian dengan record induk. Kunci asing biasanya dimasukkan
dalam record kejadian menghubungkan kejadian dengan agen terkait atau record
barang/jasa.
Hubungan Antar tabel ditunjukkan dengan menggunakan
garis. Didalam system basis data, Kardinalitas hubungan adalah penting dalam
mendesain basis data. Kardinalitas hubungan menunjukan beberapa banyak
keterjadian dari satu jenis entitas(kejadian,sumber daya, atau pelaku)
dihubungkan dengan jenis entitas lainya.
-
Hubungan satu dengan satu. Hubungan satu dengan
satu antar entitas tidak seumum dengan hubungan satu dengan banyak, tetapi
justru terjadi di SIA.
-
Hubungan satu dengan banyak. Hubungan satu
dengan banyak sangat umum di dalam system akuntansi. Sebagai contoh, hubungan
antara agen dengan kejadian biasanya adalah satu dengan banyak.(Suatu kejadian
biasanya dihubungkan hanya dengan satu agen, tetapi satu agen dapat dimasukkan
di banyak kejadian).
-
Hubungan banyak dengan banyak. Perhatikan
entitas pesanan dan persediaan di basis data. Satu order bisa untuk banyak
produk dan produk yang sama bisa pada banyak pesanan. Jadi, hubungan antara dua
entitas ini adalah banyak dengan banyak.
Atribut (attributes). Unit data
terkecil yang memiliki makna bagi pengguna. Kolom dalam basis data relasional
yang ekuivalen dengan field di dalem file.
Kardinalitas (cardinality). Pernyataan
hubungan antar field umum(atribut). Di dua table, hubungan tersebut bisa satu
dengan satu, satu dengan banyak atau banyak dengan banyak.
Basis data relasional. Basis data
dimana data disajikan sebagai seperangkat table dua dimensi dengan kolom
menunjukan atribut dan baris menunjukkan record.
Sistem manajemen basis data adalah
sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi dan
mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data. Sebagai contoh, anda dapat
melihat record tertentu di sebuah table atau atribut-atribut tertentu dari
sebuah table. Anda juga dapat menggabungkan informasi dari banyak table.
Query adalah elemen penting basis
data relasional. Anda harus memahami fitur query dengan baik agar dapat
menggunakan peranti lunak DBMS secara efektif.
Bahasa Query, pengembangan dan
pengguna SIA perlu mengomunikasikan kebutuhan informasi mereka ke DBMS. Bahasa
alami seperti bahasa inggris sangat tidak tepat untuk tujuan ini. Bahasa query
telah dikembangkan untuk memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan DBMS dalam
bentuk yang terstruktur.
Structured query language (SQL)
Merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional.
Pengetahuan mengenai SQL akan memudahkan anda bekerja dengan berbagai macam
peranti lunak DBMS
Query by example (QBE) Adalah suatu
pendekatan yang lebih sederhana, meskipun kurang kuat, untuk berkomunikasi
dengan basis data. Perancang menentukan output yang diinginkan dari satu table
atau lebih dengan menggunakan sebuah grid. Nama dari setiap atribut (field)
yang diinginkan dimasukkan ke dalam kolom yang berada di dalam grid. Criteria
pemilihan dimasukan di dalam kolom atribut yang sesuai.
Laporan ringkasan kejadian (event
summary report). Laporan yang meringkas data kejadian menurut berbagai
parameter. Contohnya meliputi penjualan yang diringkas menurut bulan atau
penjualan yang diringkas menurut pelanggan.
From. Perintah SQL yang digunakan
untuk mengidentifikasi table yang menyediakan sumber informasi yang diinginkan.
Sebagai contoh : FROM Tabel Pelanggan.
Footer kelompok (group footer).
Bagian dari laporan yang mengikuti perincian kelompok. Footer kelompok sering digunakan
untuk menyajikan informasi ringkasan mengenai kelompok, seperti subtotal dan
perhitungan.
Group header (header kelompok).
Bagian dari laporan yang mendahului bagian perincian kelompok dan biasanya
digunakan untuk menampilkan nama kelompok atau informasi lainya yang biasa
untuk kelompok transaksi yang tampak di bagian perincian kelompok.
Laporan perincian berkelompok
(grouped detail report). Laporan status perincian berkelompok atau laporan
perincian kejadian berkelompok.
Laporan status perincian berkelompok
(grouped detail status reports). Laporan yang menampilkan data ringkasan dan
data saldo mengenai barang, jasa atau agen dan biasanya juga menampilkan
beberapa data acuan mengenai barang,jasa.
Laporan perincian kejadian
berkelompok. Laporan yang memiliki bagian perincian kelompok dan yang
menampilkan daftar kejadian selama suatu periode, biasanya disusun menurut
barang, jasa atau agen.
Kotak label (label boxex). Kotak
segi empat di dalam tata letak desain menampilkan teks deskriptif dan tidak
terpengaruh oleh data di dalam table.
Footer halaman (page footer).
Informasi yang tampak di bawah setiap halaman laporan.
Header halaman (page header).
Informasi yang tampak di atas setiap halaman laporan.
Daftar acuan (reference list).
Daftar yang hanya melaporkan data acuan yang diambil dari table induk.
Laporan (report). Penyajian data
yang terpola dan tersusun.
Perincian laporan (report details).
Bagian laporan yang menyajikan informasi mengenai berbagai entitas
(kejadian,agen,barang dan jasa).
Footer laporan (report footer).
Bagian ini di akhir laporan yang sering digunakan untuk menampilkan seluruh
angka-angka ringkasan, seperti total semuanya, untuk seluruh data di laporan.
Header laporan (report header).
Bagian laporan yang digunakan untuk menempatkan informasi, seperti judul atau
tanggal, di awal laporan.
SELECT. Perintah SQL yang digunakan
untuk menentukan atribut apa saja yang harus diperoleh kembali dari suatu
table. Sebagai contoh : SELECT Pelanggan#, Nama Pelanggan, dan Alamat.
Daftar kejadian sederhana (simple
event list). Laporan yang menyediakan daftar kejadians ederhana selama suatu
periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa
pengelompokkan atau subtotal.
Daftar sederhana (simple list).
Suatu daftar kejadian atau daftar acuan sederhana.
Laporan satu entitas (single entity
report). Laporan yang hanya menyediakan perincian mengenai satu entias, seperti
barang agen atau kejadian.
Laporan status. Laporan yang
menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa atau agen.
Pemeriksaan Record meliputi
pembandingan data yang telah dimasukkan dengan informasi di suatu table untuk
memeriksa apakah data tersebut valid. Sama seperti fitur pencarian,
pengendalian ini biasanya diterapkan ketika data yang akan dimasukkan adalah
kunci asing. Apabila atribut asing dimasukkan, biasanya ketika mencatat suatu
kejadian, system memeriksa table terkait untuk memastikan bahwa nilai atribut
terkait adalah valid. Contoh, ketika ISBN dimasukkan, system memeriksa file
persediaan. Pemeriksaan record meningkatkan akurasi karena system menolak
nilai-nilai yang tidak valid.
Konfirmasi. Setelah atribut terkait
divalidasi melalui fitur pencarian atau melalui pemeriksaan record, system
dapat membantu pengguna mengonfirmasi akurasi entri data dengan menampilkan
informasi tambahan.
Pemeriksaan format. Pemeriksaan
format memastikan bahwa data adalah jenis, panjang dan format yang benar utnuk
field tertentu. Pengendalian seperti ini menignkatkan akurasi data dengan
memastikan bahwa hanya jenis data yang benar yang diinput pada formulir dan
table.
Aturan Validasi menetapkan batasan
atau kondisi mengenai apa yang dapat dimasukkan di dalam satu field atau lebih.
Apabila peraturan dilanggar, computer akan memberikan pernyataan yang membantu
pengguna memahami informasi apa yang diperbolehkan di field tersebut dan apa
yang tidak boleh. Teks validasi adalah pesan yang diperoleh pengguna ketika
entri data melanggar aturan validasi.
Default. Jenis pengendalian lainya
adalah menyajikan default selama entri data. Sebagai contoh, tanggal sekarang
dapat ditampilkan sebagai default untuk tanggal kejadian.
Kotak cek (check boxex). Kotak cek
adalah antarmuka grafis atau kotak pada formulir yang menunjukkan apakah opsi
tertentu telah dipilih. Pengguna dapat mengklik pada kotak tersebut
mengubah-ubah pilihan menjadi on atau off.
Tombol perintah. Tombol perintah,
terkadang mengacu pada tombol tekan, menyebabkan terjadinya suatu tindakan
ketika dipilih oleh pengguna. Contoh umum adalah tombol yang dipilih untuk
mencetak formulir yang saat ini sedang ditampilkan.
Nilai yang dihasilkan computer.
Informasi dihitung dengan computer berdasarkan data yang telah dipunyai.
Contohnya adalah perhitungan yang tampak pada formulir dan laporan dan
penentuan nomor urut otomatis untuk mengidentifikasi record di suatu table.
CRUD. Kepanjangan dari Create,
Read, Update dan Delete. Menunjukan jenis-jenis tindakan yang diterapkan pada
data.
Formulir (Form). Dokumen terpola
yang berisi field kosong yang dapat diisi pengguna dengan data. Ketika formulir
ditampilkan di layar computer, data yang dimasukkan di field kosong disimpan ke
satu table data atau lebih.
Elemen-elemen antarmuka formulir.
Objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan
tindakan.
Query gabungan. Query yang
mencocokan record di dua table atau lebih. Kedua table tersebut harus
digabungkan sedikitnya satu field umum. Apabila query gabungan dilakukan,
hasilnya adalah penyajian data dari kedua table.
Fitur pencarian. Daftar drop-down
tentang pilihan-pilihan yang sesuai untuk entri data di field kosong tertentu
di sebuah formulir. Ketika pengguna memindahkan titik entri data ke field
kosong, daftar tersebut akan tampak. Fitur ini biasanya digunakan ketika data
yang akan dimasukkan adalah kunci asing.
Formulir utama. Formulir yang
digunakan untuk menambah data ke dua table atau lebih yang memiliki
hubungan
satu dengan banyak. Formulir memiliki dua bagian-bagian utama dan subformulir.
Bagian utama formulir digunakan untuk menambah data ke satu table, dan subformulir
digunakan untuk menambah data ke banyak table.
Formulir entri multitabel. Formulir
yang digunakan untuk emamsukkan atau memodifikasi record di dua table terkait
atau lebih. Sering kali mencakup formulir utama dan subformulir.
Integritas referensial. Pengendalian
yang diterapkan antara dua table di dalam hubungan satu dengan banyak. Apabila
integritas referensial diterapkan, sebuah record tidak dapat ditambahkan ke
banyak table kecuali jika terdapat record terkait di salah satu table dan
record di salah satu table tidak dapat dihapus jika terdapat record terkait di
banyak table.
Subformulir. Formulir yang terdapat
di dalam formulir utama. Lihat main form(formulir utama).
Use case. Urutan langkah-langkah
yang meliputi interaksi antara pelaku dengan system untuk tujuan tertentu.
Pelaku dapat berupa orang, computer atau bahkan system lain. Merupakan bagian
dari unified modelin language (UML).
Deskripsi use case. Deskripsi dari
use case, biasanya disajikan sebagai urutan langkah-langkah bernomor.
Use case diagram. Daftar use case
yang terjadi di suatu aplikasi dan yang menunjukan pelaku yang bertanggung
jawab atas setiap use case. Tidak seperti deskripsi use case, diagram tidak
menyajikan perincian tentang masing-masing use case.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar