Sistem Informasi Akuntasi (Softskill)

Proses Bisnis adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi = mengelompokkan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian(events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

Terdapat tiga siklus transaksi utama :

-          Siklus pemerolehan/pembelian adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

-          Siklus konversi adalah proses mengubah sumber daya yang di peroleh menjadi barang-barang dan jasa.

-          Siklus pendapatan adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih utangnya.

Sistem informasi manajemen adalah suatu system yang menangkap data tentang suatu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. Sim dapat dipandang sebagai suatu kumpulan subsistem yang menyediakan informasi untuk fungsi-fungsi seperti produksi, pemasaran, sumber daya manusia, serta akuntansi dan keuangan. Sim menangkap data tentang proses bisnis organisasi, datanya dikumpulkan, diikhtisarkan dan di organisasikan untuk menghasilkan informasi yang membantu organisasi dalam memonitor dan mengendalikan proses-proses bisnisnya.

Sistem informasi akuntansi adalah suatu subsistem dari sim yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran gaji dan jam kerja.

Enterprise resource planning atau ERP adalah suatu system manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan. Pengendalian internal(internal control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur dan system informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Sebagai contoh, satu system informasi dapat menggunakan kata sandi untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Selain itu, format data entri dapat dirancang untuk secara otomatis memeriksa error dan mencegah jenis tertentu dari data entri yang akan melanggar aturan-aturan yang sudah di buat.

Off-the-shelf software adalah peranti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untuk dijual kepada masyarakat umum.

Direktur keuangan dan kontroler adalah anggota-anggota penting dari tim perencaan strategis dalam suatu organisasi. Oleh karena itu para akuntan memahami isi dari laporan-laporan yang di hasilkan oleh SIA. Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk system informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik.

Auditor internal mengevaluasi berbagai unit di dalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif.

Auditor eksternal. Perusahaan membayar kantor akuntan public untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka.

Peran Evaluatif lainya. Para akuntan memperluas peran mereka sebagai eva-luator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance. Sebagai contoh, sebuah kantor akuntan mungkin memberikan keyakinan kepada pemberi pinjaman bahwa perusahaan tidak melanggar bagian mana pun dari perjanjian pinjaman yang biasanya kompleks.

 Proses Bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. 

Siklus transaksi(transaction cycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.

Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini :

1.       Merespons permintaan informasi dari pelanggan. Permintaan informasi pelanggan bisa ditangani oleh seorang tenaga penjualan. Di beberapa industry misalnya computer dan perangkat lunak

2.      Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang. Contoh dari perjanjian mencakup di dalamnya pesanan pelangga untuk produk atau jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan untuk penyerahan barang atau jasa di masa depan

3.      Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan. Fungsi ini sangat penting dalam proses pendapatan. Untuk jasa, karyawan kuncinya adalah para penyedia jasa.

4.      Menagih pelanggan. Dalam hal ini, perusahaan mengakui kalimnya terhadap pelanggan dengan mencatat piutang dan menagih pelanggan.

5.      Melakukan penagihan uang. Pada suatu waktu dalam siklus pendapatan uang tunai ditagih dari pelanggan.

6.      Menyetorkan uang kas ke bank. Pihak-pihak yang terlibat disini adalah kasir dan bank.

7.      Menyusun laporan. Beraneka jenis laporan mungkin di buat untuk siklus pendapatan. Contohnya mencakup daftar pesanan, daftar pengiriman dan daftar penerimaan kas.

Entity (entitas) : Suatu entitas adalah subjek tertentu tentang informasi apa yang disimpan misalnya, pelanggan, karyawan dan pesanan penjualan.

Field adalah satu unit data mengenai satu entitas misalnya nama karyawan dan nama pelanggan

Record adalah Seperangkat field yang saling berkaitan dari satu entitas. Sebagai contoh catatan dari arsip 

seorang karyawan dapat berisi field-field seperti Nama_Keluarga, Nama_Depan dan Tarif_Gaji.

File adalah Seperangkat record yang saling berkaitan. Sebagai contoh sebuah arsip karyawan berisi record utnuk setiap karyawan dalam organisasi.

Transaction file adalah File transaksi menyimpan informasi tentang kejadian. Sebagai contoh sebuah file transaksi berisi informasi seperti tanggal pesanan, pelanggan yang menempatkan pesanan dan nilai uang penjualan.

Master file adalah file induk berisi informasi mengenai entitas dari kejadian. File induk berisi dua jenis 

informasi. – data acuan dan – data ringkasan.

Reference data adalah beberapa field dalam master file berisi data acuan yang menguraikan entitas .

Reference field adlaah field yang berisi data acuan diidentifikasikan sebagai field acuan

Summary data adalah data ringkasan meringkas transaksi-transaksi masa lalu

Summary Field adalah field yang berisi data ringkasan diidentifikasikan sebagai field ringkasan.

Dua jenis penting dari file adalah File induk dan File transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasianya. Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.

File induk mempunyai cirri-ciri berikut:

-          File induk menyimpan data yang relative permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal atau barang dan jasa.

-          File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual

-          Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

File transaksi mempunyai ciri-ciri berikut:

-          File transaksi menyimpan data tentang kejadian

-          File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

-          File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga. Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian tersebut.

Siklus konversi adalah proses tentang pengubahan sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa. Meliputi kejadian seperti perakitan, penanaman, penggalian dan pembersihan.

Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang ada di luar perusahaan.

Agen internal adalah orang atau departemen dalam satu unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian dalam suatu proses bisnis. Contoh pelayanan toko, karyawan pengiriman dan petugas pencatat pesanan.

Pencatatan adalah penyiapan dokumen sumber atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi

Data acuan adalah data dalam suatu record yang ada dalam file induk yang menguraikan suatu entitas. Contoh nama pelanggan dalam file pelanggan dan uraian produk dalam file persediaan.

Field acuan adalah field yang berisi data acuan.

Siklus pendapatan adalah proses transaksi yang digunakan untuk menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan. Kejadian siklus pendapatan untuk barang mencakup menerima pesanan, memilih dan memeriksa barang untuk dikirimkan, menyiapkan barang untuk pengiriman, pengiriman barang dan menerima kas. Kejadian siklus untuk jasa pada dasarnya sama kecuali memilih, memeriksa dan menyiapkan tidak diperlukan dan jasa disediakan, bukan dikirimkan.

Buku besar pembantu adalah file berupa kertas atau hasil cetakan computer yang menyediakan dukungan terperinci mengenai suatu saldo dalam buku besar. Contoh buku besar pembantu piutang usaha menyediakan informasi tentang masing-masing pelanggan, dengan daftar faktur-faktur yang belum di bayar untuk masing-masing pelanggan. Jumlah total saldo di dalam buku besar pembantu piutang usaha harus sama dengan yang ada di dalam akun piutang usaha. Jenis-jenis lain dari buku besar pembantu meliputi utang dagang, persediaan, daftar gaji dan aset tetap.

Data ringkasan adalah data dalam suatu record yang ada dalam file induk yang meringkas transaksi-transaksi masa lalu contoh jumlah di tangan dalam record persediaan dan saldo terutang dalam record pelanggan. Field-field data ringkasan diperbarui atas dasar informasi dalam file transaksi.

Field ringkasan adalah field yang berisi data ringkasan.

Siklus transaksi adalah suatu proses yang menggolongkan kejadian terkait secara bersama-sama yang pada umumnya terjadi pada suatu urutan tertentu.

File transaksi adalah suatu file yang menyimpan informasi tentang kejadian. Contoh file pesanan penjualan mempunyai record untuk masing-masing pesanan pelanggan.

Pembaruan adalah menambahkan atau mengurangi jumlah dalam suatu field data ringkasan dalam file induk berdasarkan pengaruh dari suatu kejadian. Contoh field saldo terutang dalam suatu record pelanggan ditambahkan ketika terjadi penjualan kredit.

UML atau unified modeling language adalah Satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA. UML bersifat fleksibel dan memungkinkan diagram aktivitas untuk dibuat pada tingkat detail yang berbeda.

Memisahkan aktivitas atau kejadian menurut orang atau department yang bertanggung jawab atas kejadian atau aktivitas tertentu.

-          Agen-agen diluar organisasi itu misalnya pelanggan, juga diwakili oleh swimlane.

-          Terakhir, system computer digunakan untuk mencatat dan memproses data SIA diwakili oleh swimlane.

-          Lingkaran penuh menunjukan awal dari proses.

-          Enam kejadian ditunjukan oleh segi empat panjang.

Cabang (branch) sebuah titik dalam diagram aktivitas dimana pemrosesan terpecah menjadi dua jalur atau lebih. Jalur yang di ambil bergantung pada suatu kondisi tertentu. Sebagai contoh, jika barang-barang siap dikirimkan, barang tersebut dapat dikirimkan baik dengan jasa kantor pos ataupun kurir tergantung dari keinginan pelanggan.

Diagram terpirinci adalah suatu diagram aktivitas UML yang menyediakan penyajian terperinci dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang disajikan dalam overview diagram.

Catatan adalah symbol dalam diagram yang digunakan untuk merujuk ke informasi yang lebih terperinci yang tersedia dalam diagram atau dokumen lain.

Diagram singkat adalah suatu diagram aktivitas UML yang menyajikan gambaran tingkat tinggi dari proses 

bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian dan aliran informasi antar kejadian.

Swimlane adalah kolom dalam satu diagram aktivitas yang digunakan untuk memisahkan kejadian atau aktivitas menurut orang atau departemen yang bertanggung jawab atas kejadian atau aktivitas tertentu.

Trigger adalah satu kejadian yang menyebabkan aktivitas atau kejadian selanjutnya. Percakapan telepon dari seorang pelanggan dapat memicu kejadian “Menerima Pesanan”. Penyelesaian operasi pengambilan dapat memicu kejadian pengiriman.

Unified modeling language adalah Suatu bahasa pemodelan untuk menyebutkan, memvisualisasikan, membuat dan mendokumentasikan system informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis berorientasi objek dan desain tetapi dapat juga digunakan untuk memahami dan dokumentasikan berbagai system informasi.

Diagram aktivitas adalah Suatu diagram yang menunjukan urutan aktivitas dalam suatu proses.

Tabel arus kerja adalah Tabel dengan dua kolom yang mengindentifikasi para pelaku dan tindakan yang dilakukannya dalam suatu proses.

 Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang berasalan terkait dengan pencapaian sasaran. Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntansi yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang dan evaluator system akuntansi.

-          Tanggung jawab manajer atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisit di undang-undang Sarbanes-oxley tahun 2002 dan standar no.2 public company accounting oversight board.

-          Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat. Contoh, kebijakan manajemen mungkin mengharuskan bahwa detail faktur harus diverifikasi terhadap slip pengepakan dan pesanan pembelian. Pengendalian seperti itu dikatakan efektif hanya jika orang yang bertanggung jawab atas pencatatan faktur memahami dan melakukan verifikasi ini.

-          Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan. Akuntan harus menilai risiko atas tidak tercapainya sasaran perusahaan dan sasaran pengendalian internal serta memilih atau merencanakan pengendalian internal yang dapat mengurangi resiko.

-          

     Dalam peranya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami system pengendalian internal. Auditor internal memainkan peran penting dalam mengembangkan laporan manajemen yang menilai pengendalian internal.

Sasaran pengendalian Internal  :

Pemangku kepentingan yang berbeda (pemegang saham, manajer, pelanggan dan karyawan) mungkin memiliki tujuan yang berbeda-beda. Pemegang saham utamanya mungkin berhubungan dengan tujuan yang berkaitan dengan nilai saham. Manajer pemasaran mungkin paling tertarik dengan sasaran yang berkaitan dengan pangsa pasar, penjualan dan kepuasan pelanggan.

Lingkungan pengendalian mengacu pada factor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan memengaruhi kesadaran karyawanya terhadap pengendalian. Faktor-faktor ini meliputi integritas, nilai-nilai etika, serta filosofi dan gaya operasi manajemen. juga meliputi cara manajemen memberikan wewenang dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan karyawanya, serta perhatian dan arahan yang diberikan oleh dewan direksi.

Penentuan risiko adalah identifikasi dan analisis risiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal.

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko. Aktivitas pengendalian meliputi hal-hal berikut :

-       

   Penelaahan kinerja merupakan aktivitas-aktivitas yang mencakup analisis kinerja, misalnya, melalui perbandingan hasil actual dengan anggaran, proyeksi standard an data periode lalu.

-          Pemisahan tugas mencakup pembebanan tanggung jawab untuk otorisasi transaksi, pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi dan pemeliharaan aset kepada karyawan yang berbeda-beda.

-          Pengendalian aplikasi diterapkan pada amsing-masing aplikasi SIA misalnya entri pesanan dan utang usaha.

-          Pengendalian umum adalah pengendalian umum yang berkaitan dengan banyak aplikasi. Contoh, pengendalian yang membatasi akses ke computer, peranti lunak dan data perusahaan. Pengendalian umum juga mencakup pengendalian atas proses pengembangan dan pemeliharaan peranti lunak aplikasi.

Informasi dan komunikasi. System informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur (otomasi dan manual) dan record yang dibuat untuk memulai, mencatat, memproses dan melaporkan kejadian pada proses entitas. Komunikasi meliputi penyediaan pemahaman mengenai peran dan tanggung jawab individu.

Pengawasan. Manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan.

Sasaran Pelaksanaan. Pada siklus pendapatan, pelaksanaan mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas. Sebagai contoh, risiko umum terkait dengan penyerahan barang/jasa meliputi menyerahkan barang/jasa yang salah, menyerahkan jumlah yang salah atau menyerahkan ke pelanggan yang salah.

Sasaran Sistem informasi. Sasaran system informasi memfokuskan pada pencatatan, pembaruan dan pelaporan informasi akuntansi. Data kejadian harus di catat dengan tepat pada dokumen sumber dan dalam file transaksi. Data file induk tentang pelanggan, pemasok, karyawan dan barang/jasa harus diperbarui jika diperlukan.

Sasaran Perlindungan aset. Focus utama kita adalah pada sasaran pelaksanaan dan system informasi. Sasaran ini sesuai untuk teks ini karena relevan dengan fungsi system informasi akuntansi dan konsisten dengan focus kita pada kejadian dan proses. Akan tetapi, kita juga akan menempatkan sasaran pengamanan aset karena pencurian atau kehilangan aset merupakan risiko yang diharapkan akuntan untuk dikendalikan dank arena informasi akuntansi berperan penting dalam mengamankan aset.

Sasaran Kinerja. Sasaran kinerja memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang atau jasa. Sebagai contoh, pesanan, pengiriman dan penagihan mungkin dilakukan dengan tepat, tetapi target penjualan mungkin tidak tercapai. Untuk menghadapinya, tujuan penjualan bisa dibuat untuk tenaga penjualan dan kinerja actual mereka diukur terhadap tujuan tersebut.

Risiko pelaksanaan adalah Risiko bahwa transaksi tidak akan dilakukan dengan tepat.

Risiko system informasi adalah risiko pencatatan, pembaruan atau pelaporan data yang tidak tepat dalam system informasi.

Penilaian risiko. Identifikasi dan analisis risiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal.

Risiko pembaruan adalah risiko bahwa field ringkasan dalam record induk tidak diperbarui dengan  baik.

Pengendalian arus kerja adalah pengendalian yang membantu mengatur suatu proses berpindah dari satu kejadian ke kejadian berikutnya. Contohnya meliputi pemisahan tugas, urutan kejadian yang diharuskan, dokumen bernomor urut, rekonsiliasi catatan dengan aset dan sebagainya.

Sumber : buku Sistem Informasi Akuntansi
Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones